TEMA
1. (Mail) Introducción
2. Inicio de Mail
3. Cambio de Contraseña
4. Salir de Mail
5. Lectura de mensajes
6. Respuesta a un mensaje
7. Envío de un mensaje
8. Eliminación de mensajes
9. Edición de un texto
10. Guardar un mensaje no enviado
11. Establecimiento de prioridad de un mensaje
12. Reenvío de un mensaje
13. Obtención del recibo de un mensaje
14. Creación y utilización de una plantilla de mensaje
15. Impresión de un mensaje
16. Visualización de información adjunta a un mensaje
Si se ha trabajado alguna vez donde se tuviese acceso a correo electrónico, se conocerán los beneficios e incluso disfrutes de tener esta forma de comunicación rápida, efectiva, con los compañeros.
Si nunca se ha tenido acceso al correo electrónico anteriormente, se disfrutará y se dependerá de él.
No solamente el correo electrónico (e-mail en forma vulgar) suministra una vía rápida de comunicación por computadora, sino también e-mail suministra un registro de discusión y de toma decisiones, a las cuales se puede referir posteriormente para confirmar o refrescar su memoria.
Windows para trabajo en grupo incluye una variación de Mail de Microsoft versión 3.0 como parte del paquete básico. La principal diferencia entre la versión del paquete de Windows para trabajo en grupo y la versión que se compra separadamente es que la versión separada suministra software para conectar a la compañía entera. Esto significa que el servidor mail es una máquina separada establecida para almacenar y enviar mensajes e-mail para usted.
También la versión separada suministra software para conectar e-mail a una variedad de servicios de e-mail fuera de la compañía (como EasyLink de AT&T). La versión para Grupos de trabajo utiliza una de las computadoras del grupo de trabajo como <<oficina de correos>> del grupo de trabajo.
Para hacer rápido y fácil aprender
las bases de utilización de Mail, este manual le mostrará
las acciones que se realizan muchas veces al día cuando
se utilice Mail. Desde comenzar con Mail, hasta leer y responder
mensajes, hasta el mantenimiento de Mail, esta sesión de
muestra debe dar un buen comienzo en el desarrollo de habilidades
y familiarización con el uso de Mail en su trabajo diario.
Iniciar Mail, como comenzar cualquier aplicación en Windows que tienen iconos establecidos en el Administrador de programas, requiere que se de doble clic a su icono (en la ventana de grupo Principal). Después de iniciar Mail, aparece el cuadro de diálogo "Iniciar sesión en Mail (Mail sing in)", como se muestra en el Figura 2. Teclear el nombre de su cuenta en el cuadro de texto Nombre (Name), teclear la contraseña en el cuadro de texto Contraseña (Password) y entonces pulsar Aceptar (OK). Mail visualiza una ventana, como la que se muestra en la Figura 3.
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Figura 2. Teclear el nombre de cuenta y contraseña en el cuadro de diálogo "Iniciar sesión en Mail (Mail sing in )" para tener acceso a sus mensajes.
Como muestran las etiquetas en la Figura 3, la ventana
Mail contiene dos divisiones: una para carpetas y otro para una
lista de mensajes. Como en todas las aplicaciones para Windows,
Mail tiene una barra de título con un cuadro de menú
Control y una barra de menú. Mail también tiene
una barra de herramientas con botones para las acciones más
comunes que se realizan en Mail. La Tabla 10.1 lista los botones
de la barra de herramientas y las acciones que ellos realizan.
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Figura 3. La ventana de
Mil muestra carpetas, mensajes y una barra de herramientas para
el manejo de mensajes.
Cambiar la contraseña cada mes aproximadamente es la mejor forma de proteger el trabajo y evitar accesos no autorizados a la red a través de la computadora. Para Mail es igual que para las redes. Primero, cuando el grupo de trabajo establezca la oficina de correos Mail, el administrador (la persona que establece las cuentas Mail) asigna a cada miembro del grupo de trabajo una contraseña Mail individual. Muchas veces, estas contraseñas son simples y no muy seguras. El administrador sabe que se desearán crear las propias contraseñas, una que se pueda recordar enseguida y una que sea privada. Así la primera vez que se inicie la sesión en Mail, usted querrá cambiar la contraseña.
Para cambiar la contraseña en cualquier momento, elegir Cambiar contraseña (Change password) del menú Correo (Mail) para visualizar el cuadro de diálogo de "Cambiar contraseña (Change password)", como se muestra en el Figura 4.
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Figura 4. Cambiar la contraseña
requiere teclear la contraseña anterior y entonces teclear
la nueva contraseña.
Teclear la contraseña actual en el cuadro
de texto Contraseña anterior (Old password). Teclear
la nueva contraseña dos veces, una en el cuadro de texto
Contraseña nueva (New password) y otra en el cuadro
de texto Verificar contraseña (Verify new password)
y entonces pulsar Aceptar (OK). Teclear la nueva contraseña
dos veces asegura que no se tecleará con error y que se
puede recordar la contraseña lo suficientemente bien. La
nueva contraseña toma efecto la próxima vez que
se inicie Mail.
EXPERTOS: Se puede iniciar la sesión en Mail automáticamente editando la línea de orden el cuadro de diálogo Propiedades del Administrador de programas. Para iniciar la sesión automáticamente, activar la ventana del Administrador de programas. Seleccionar el icono Mail en la ventana de grupo Principal y entonces elegir Propiedades del menú Archivo. Al final del texto en el cuadro de texto de Línea de comando, teclear un espacio y su nombre de la cuenta. Esta configuración ahorra teclear cuando se comienza Mail, pero aún se necesitará teclear la contraseña. De esta manera nadie más puede acceder a su correo y usarlo sin autorización. Si el ambiente de trabajo es suficientemente seguro, se puede también añadir la contraseña al cuadro de texto de Línea de comando. Para hacerlo, dejar un espacio después de su nombre de la cuenta y entonces teclear la contraseña. ! Tener cuidado ! Automáticamente el inicio de sesión de Mail elimina toda la protección de los mensajes.
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Botón Acción
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Para
crear un nuevo mensaje, para enviar.
Responder
el mensaje seleccionado; direcciona sólo al remitente.
Responde
al mensaje seleccionado; direcciona al remitente y todos los nombres
en la línea Cc:.
Reenvía
mensaje.
Mueve
el mensaje de la carpeta actual a la carpeta seleccionada.
Elimina mensaje (Mueve
a la carpeta "Correo eliminado (Deleted mail)");
vacía los mensajes seleccionados de la carpeta de "Correo
eliminado (Deleted mail)".
Con
la ventana de mensaje abierta, muestra el mensaje anterior en
la lista de mensajes; inactiva en lista y paneles de carpeta
y si el primer mensaje se está visualizando en la
ventana de mensaje.
Con una ventana de mensaje
abierta, muestra el mensaje siguiente de la lista de mensajes;
inactiva en lista y paneles de carpeta y si el último mensaje
se está visualizando en la ventana de mensaje.
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Tabla 1. Botones de la
barra de herramientas en Mail.
Mail suministra dos órdenes para salir de
Mail: Salir (Exit) y Salir y terminar sesión
(Exit and sing out). Si se está ejecutando también
la Agenda, tener cuidado con cual de las dos órdenes se
elige para salir de Mail. La orden Salir y terminar la sesión
(Exit and sing out) cierra Mail y termina la sesión.
Esto significa que cuando se sale de Mail, también se sale
y cierra la sesión de la Agenda. Cuando se está
ejecutando la Agenda, se querrá elegir Salir (Exit)
del menú Archivo (File). Esta orden cierra Mail
pero no termina la sesión. De esta forma, la Agenda continúa
ejecutándose y se puede seguir utilizando la oficina de
correos Mail, aunque el propio Mail no se esté ejecutando.
Si no se está ejecutando ninguna otra aplicación
que utilice la oficina de correos Mail, ambas órdenes de
salir cierran y terminan la sesión.
Cuando alguien envía un mensaje Mail, se necesita leerlo. Entonces se puede decidir qué hacer con el mensaje (responderlo, borrarlo, grabarlo, imprimirlo). Probablemente se gastará más tiempo en Mail leyendo mensajes que haciendo cualquier otra cosa. Después de comenzar Mail e iniciar la sesión, leer mensajes Mail es tan fácil como un doble clic.
Cuando alguien envía un mensaje, Mail coloca el mensaje en la carpeta "Caja de entrada (Inbox)".Para ver qué mensajes se tienen en la "Caja de entrada (Inbox)", dar doble clic en la carpeta "Caja de entrada (Inbox)" del panel de carpetas. Aparece una lista de mensajes en el panel de lista de mensaje, como se mostró anteriormente en la Figura 3. La Tabla 2 muestra los iconos de línea de mensaje y sus significados.
Para leer cualquier mensaje en la "Caja de entrada (Inbox)", dar doble clic sobre su línea del mensaje, con el teclado, pulsar las teclas de dirección Arriba y Abajo para resaltar la línea de mensaje y entonces pulsar Intro. El mensaje aparece en su propia ventana, como la que se muestra en la Figura 5.
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Figura 5. Pulsar dos veces
sobre el mensaje muestra el mensaje en su propia ventana.
Observar que el texto de la línea Asunto (Subject) aparece en la barra de título de la ventana de mensaje. Si se maximiza la ventana de mensaje, el texto de Asunto (Subject) aparece después de "Mail" en la barra de título.
Algunos, quizá muchos, de los mensajes que
se reciben requieren una respuesta. Para contestar a un mensaje,
seleccionar el mensaje o visualizar el mensaje en la ventana
de mensaje. Pulsar el botón Responder (Reply) en
la barra de herramientas o elegir Responder (Reply) del
menú Correo (Mail). Cuando aparece una ventana como
la mostrada en la Figura 6, el nombre de la persona que envió
el mensaje aparece en la línea Para (To). La línea
Asunto (Subject) muestra "RE:" seguido del texto
asunto del mensaje original. Bajo una línea sólida,
se ve el texto del mensaje original.
Mail coloca el punto de inserción sobre el mensaje original de manera que la respuesta precede al mensaje original. De esta manera, el destinatario de la respuesta puede ver el contexto de ésta.
Comenzar tecleando la respuesta. Se pueden también
añadir notas al texto del mensaje original y bajo el mensaje
original. Cuando se termina de teclear la respuesta, pulsar el
botón Enviar (Send).
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Figura 6. Responder a
un mail rellena la línea Para (To) y Asunto (Subject)
y añade el mensaje original en la parte inferior de
la respuesta.
Ahora viene la parte divertida (enviar un nuevo mensaje). Enviar un mensaje es una manera de utilizar la red para distribuir la información.
Para enviar un nuevo mensaje, pulsar el botón Redactar (Compose) en la barra de herramientas, o elegir Redactar nota (Compose note) del menú Correo (Mail). Se ve una nueva ventana de mensaje (titulada "Enviar nota (Send note"), como la que se muestra en la Figura 7.
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Figura 7. La nueva ventana
de mensaje contiene la estructura de un mensaje Mail.
Ahora se necesita direccionar el mensaje, teclear
una línea de asunto y entonces teclear el mensaje. Para
direccionar el mensaje, pulsar el botón Dirección
(Address) para visualizar la "Libreta de direcciones
(Address list)", como se ve en la Figura 8.
Seleccionar el nombre de la "Libreta de direcciones (Address list)", y entonces pulsar el botón Para (To), para añadir el nombre al cuadro "Para (To)". Para enviar el mensaje a otros, seleccionar cada nombre y pulsar el botón Para (To) o el botón Cc. (El cuadro Cc es para los nombres de personas a quienes se quieren enviar una copia al carbon). Alternativamente, se pueden arrastrar simplemente nombres de la lista de directorio al cuadro de texto Para (To) o al cuadro de texto Cc. Se pueden poner tantos nombres como se quiera en cada cuadro.
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Figura 8. El cuadro de
diálogo "Dirección (Address)" muestra
los nombres de los miembros del grupo de trabajo que están
registrados con la oficina de correos.
Cuando se han añadido todos los nombres a
los cuadros Para (To) y Cc, pulsar Aceptar (OK)
en laparte inferior del cuadro de diálogo de "Libreta
de direcciones (Address list)".
CONSEJO: Para encontrar
rápidamente un nombre en la Libreta de direcciones (Address
list), comenzar tecleando la primer letra del nombre. Mail desplaza
la lista en la libreta de direcciones al primer nombre que coincide
con las letra tecleada.
Cuando el cuadro de diálogo "Libreta
de direcciones (Address list)" desaparece, los nombres
seleccionados aparecen las líneas Para (To) y Cc
del encabezado de mensaje. Con los nombres en la línea
Para (To), se puede teclear ahora una línea de Asunto
(Subject). El asunto es una breve descripción del Mail.
Pulsar el cuadro de texto Asunto (Subject) y teclear el
asunto. Ahora pulsar el area de mensaje y comenzar a teclear el
mensaje. Es posible moverse en mensaje para editarlo pulsando
las teclas de dirección o con el ratón.
Cuando se ha terminado de redactar el mensaje, enviarlo
pulsando el botón Enviar (Send). La nueva ventana
de mensaje desaparece y un icono aparece brevemente en la barra
de estado para mostrar que el correo está saliendo; el
mensaje va camino de sus destinatarios.
Uno está sujeto a recibir muchos mensajes
que no se necesitan guardar. Si los miembros del grupo de trabajo
acostumbran a notificar cuando se alejan de sus escritorios, usualmente
se puede leer y después borrar tales mensajes inmediatamente.
Eliminar un mensaje es una manera simple de enviar el mensaje
a la carpeta "Correo eliminado (deleted mail)".
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Icono Significado
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Mensaje no abierto.
Mensaje abierto.
Mensaje no enviado.
Mensaje de alta prioridad.
Mensaje de baja prioridad.
Mensaje con una o más
archivos adjuntos.
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Tabla 2. Mail utiliza
estos iconos de línea de mensaje para indicar el estado
y contenido de cada mensaje.
Para eliminar un mensaje, seleccionarlo en la sección
de mensajes. Ahora pulsar el botón Eliminar (Delete)
en la barra de herramientas o arrastrar el mensaje a la carpeta
Correo eliminado (Deleted mail). Con el teclado, elegir
Eliminar (Delete) del menú Archivo (File)
o pulsar la tecla Supr. La eliminación de un mensaje
lo mueve a la carpeta Correo eliminado (Deleted mail).
Se puede recuperar el mensaje de la carpeta Correo eliminado
(Deleted mail) hasta que se salga de Mail. Cuando se sale
de Mail, borra permanentemente todos los mensajes que se movieron
a la carpeta Correo eliminado (Deleted mail).
Además de leer, responder a y enviar mensajes,
Mail suministra otra manera de tratar con mensajes. Se puede editar
texto de mensaje, reenviar un mensaje a alguien más, obtener
una contestación para un mensaje que se envió, crear
una plantilla ó machote de mensaje para mensajes de rutina
que se envían frecuentemente, imprimir mensajes, ver la
información adjunta a un mensaje y añadir información
adicional a mensajes.
Siempre que se cree o se responda a un mensaje,
se podría desear editar el texto, corregir errores tipográficos,
redactar de otra forma una frase, añadir otra oración
o borrar algo que se ha escrito. En el área del mensaje,
se utiliza la navegación de Windows estándar y las
teclas de edición: teclas de dirección, Av Pág.
(Page down), Re Pag. (Page up), Inicio (Home), Fin (End), Supr
(Delete) y Retroceso (Backspace).
Algunas veces se podría comenzar un mensaje e interrumpirse antes de que se complete el texto de mensaje. Otras veces, se podría comenzar un mensaje y necesitar información adicional antes de que se pueda terminar de redactar el texto. También otras veces, se podría desear pensar sobre las palabras de un mensaje importante antes de enviarlo o se podría desear un descanso antes de enviar un mensaje de manera que se pueda evaluar éste objetivamente. Mail suministra una forma de grabar un mensaje hasta que se esté preparado para enviarlo.
Para grabar un mensaje no enviado, cerrar la ventana del nuevo mensaje dando doble clic en el cuadro de menú Control de la ventana o elegir Cerrar (Close) del menú Control de la ventana. Mail muestra un mensaje preguntando si se desea grabar el mensaje. Elegir Sí (Yes) para grabar el mensaje; elegir No para descartar el mensaje.
Mail graba los mensajes no enviados en su carpeta Caja de entrada (Inbox). Los mensajes no enviados muestran el icono de mensaje no enviado, mostrado en la Tabla 2.
En la mayoría de los casos, el envío de mensajes de correo sucede muy rápidamente. El retardo entre el envío de un mensaje y su llegada no es habitualmente más de un par de minutos. Dar una respuesta al mensaje, sin embargo, puede ser un proceso más largo. La destinataria está ocupada y tiene poco tiempo para advertir nuevos mensajes. O la destinataria esta lejos de su escritorio durante un tiempo y vuelve a la carpeta de Caja de entrada (Inbox) y está llena de nuevos mensajes. ¿Cuál de ellos debería leer y responder primero?
Se la puede ayudar a ella y a todos los otros destinatarios ausentes. Si el mensaje es urgente, se le puede asignar una prioridad alta. Si el mensaje es "si no tienes tiempo para ello" o simplemente hoy estoy sofocado, se le puede asignar prioridad baja. Mail vuelve a prioridad normal para los mensajes posteriores que se envíen hasta que se vuelve a cambiar la prioridad para un mensaje individual. Se debe utilizar la prioridad normal para la mayoría de los mensajes.
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Figura 9. Establecer la
prioridad para el mensaje en el cuadro de diálogo "Opciones
(Options)".
Para cambiar la prioridad de un mensaje, pulsar el botón Opciones (Options) en la ventana de mensaje. En el cuadro de diálogo "Opciones (Options)", como se muestra en la Figura 9, pulsar la prioridad que se quiera asignar al mensaje y entonces pulsar Aceptar (OK).
Cuando un mensaje con una prioridad alta o baja llega a la Caja de entrada (Inbox), se ve un icono junto al sobre: un punto de exclamación para prioridad alta y una flecha hacia abajo para prioridad baja, como se muestra en el Figura 10.
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Figura 10. Un punto de
exclamación indica alta prioridad; una flecha hacia abajo
indica baja prioridad.
Si se ordenan los mensajes por prioridad, los mensajes
de prioridad alta aparecen al principio de la lista y los mensajes
de prioridad baja aparecen al final de la lista.
NOTA: cambiar la prioridad de un mensaje no cambia la velocidad con la que llega a su destino. Se puede obligar a Mail a enviar inmediatamente todos los mensajes en su Caja de salida (Out box) y comprobar cualquier mensaje que llegue en vez de esperar hasta su tiempo de planificación. Para hacer eso, elegir Nuevos mensajes (New messages) del menú Ver (View).
Algunas veces se recibirá un mensaje que se desea compartir con otros. Ocasionalmente se recibirá un mensaje destinado a alguien más. En estos y otros casos similares, se deseará reenviar el mensaje. Para reenviar el mensaje, seleccionar la línea del mensaje o mostrarlo en su ventana de mensaje. Pulsar el botón Reenviar (Forward) en la barra de herramientas o elegir Reenviar (Forward) del menú Correo (Mail). Se ve una ventana de mensaje, como al que se muestra en la Figura 11, que es similar a la ventana que se ve cuando se responde a un mensaje.
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Figura 11. La ventana
de mensaje para un mensaje reenviado proporciona el encabezado
de mensaje por lo que se puede direccionar el mensaje. También
se puede editar el mensaje antes de enviarlo.
En el cuadro de texto Para (To), incluir
el nombre de la persona a quien se reenvía el mensaje.
(O pulsar el botón Dirección (Address) para
seleccionar nombres en la "Libreta de direcciones (Address
list)". Se pueden añadir comentarios al mensaje;
por ejemplo, se podría desear explicar al destinatario
por qué se le reenvió el mensaje. Cuando esté
listo para enviar el mensaje, pulsar el botón Enviar
(Send).
CONSEJO: Se puede arrastrar
una línea de mensaje desde el panel de lista de mensajes
de la Caja de entrada a la ventana o icono de Caja de salida
(Out box). Cuando se hace esto, aparece una ventana de mensaje,
igual que si pulsara el botón Reenviar (Forward).
Ocasionalmente, se enviará un mensaje y se deseará saber si la otra persona ha recibido y leído el mensaje. Para mensajes como éste, se puede pedir a Mail un mensaje de recibo de retorno antes de enviar el mensaje.
Para pedir un recibo de retorno, pulsar el botón Opciones (Options) en la ventana del mensaje. En el cuadro de diálogo de "Opciones (options)", mostrado anteriormente en la Figura 10.9, activar el cuadro de comprobación Devolver recibo (Return receipent) y entonces pulsar Aceptar (OK). Enviar el mensaje como se envía cualquier otro mensaje. Cuando el destinatario abra el mensaje en la ventana de mensaje, Mail envía un mensaje de confirmación de lectura, como el que se muestra en la Figura 12.
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Figura 12. Un mensaje de confirmación muestra un gráfico de un sobre con la información relevante impresa en él.
¿Se somete a un informe de estado semanal? ¿Envía un recordatorio para un encuentro planificado regularmente? Si se envían estos y otros mensajes regulares, particularmente mensajes que tienen un formato estándar, se podría desear crear una plantilla de mensaje. Una plantilla de mensaje es una configuración de mensaje, preparada para ser enviada, que se modifica cuando es necesario cada vez que se envía. Pero la idea es repetir exactamente la forma y el contenido del mensaje tanto como sea posible cada vez que se envía.
Para crear una plantilla de mensaje, pulsar el botón Redactar (Compose) o elegir Redactar nota Compose note) del menú Correo (Mail). Direccionar el mensaje a las personas que son destinatarios regularmente. Teclear el asunto y el mensaje estándar. Entonces cerrar la ventana de mensaje pulsando dos veces el cuadro de menú Control de la ventana, o elegir Cerrar (Close) del menú Control . Cuando Mail pregunta si se desea grabar el mensaje, pulsar Sí (Yes). Ahora la plantilla de mensaje está preparada para usarse.
NOTA: Se debe reenviar
el mensaje para retener la plantilla de mensaje, Si se envía
el mensaje en vez de reenviarlo, la plantilla será simplemente
otro mensaje en la carpeta "Correo enviado (Sended mail)".
Uno de los grandes beneficios de Mail es que no se tiene que escribir un memorándum o nota y pasarlo a mano a su compañero. En vez de eso se puede utilizar la computadora. Y todos los mensajes pueden grabarse para su recordatorio. Algunas veces, sin embargo, se podría desear imprimir una copia de un mensaje Mail para llevarlo consigo (a una reunión o a casa). Si se tiene la impresora instalada, correctamente conectada a la computadora e instalada en Windows, imprimir un mensaje es algo simple.
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Figura 13. Seleccionar la organización del mensaje y la calidad de impresión en el cuadro de diálogo "Imprimir (Print)"
Para imprimir un mensaje Mail, seleccionar el mensaje o mostrarlo en su caja de mensaje y entonces elegir Imprimir (Print) del menú Archivo (File). Se pueden imprimir varios mensajes seleccionando más de un mensaje en una ventana de carpetas. Cuando el cuadro de diálogo "Imprimir (Print)", mostrado en la Figura 13, aparece, pulsar Aceptar (OK) para imprimir los mensajes seleccionados utilizando la configuración de impresión por omisión de Mail.
Por omisión, Mail imprime los mensajes uno detrás de otro, tantos mensajes como quepan en cada página. Si se prefiere cada mensaje en una página distinta, desactivar el cuadro de comprobación Imprimir notas múltiples en una página (Print multiple notes on a page) antes de pulsar Aceptar (OK). También se puede elegir en el cuadro de diálogo de "Imprimir (Print)" la calidad de la impresión que se desea que Mail utilice. Las opciones estándar son Alta, Mediana, Baja y Borrador. Cuanto más baja sea la calidad de impresión, más rápido se imprimen los mensajes.
Si se necesita instalar la impresora (o cambiar
la impresora) después de elegir la orden Imprimir (Print),
pulsar el botón Instalar (Install) para mostrar
el cuadro de diálogo "Especificar impresora (Printers)".
Si se necesita conectar a una impresora de red, pulsar el botón
Red (Net) en el cuadro de diálogo "Especificar
impresora (Printers)".
La capacidad de Mail para adjuntar documentos y objetos a un mensaje quiere decir que se recibirán mensajes con documentos y objetos adjuntos. Un mensaje con uno o más elementos adjuntos muestra un icono en forma de clip en su sobre cuando llega a la carpeta Caja de entrada (Inbox). Después de abrir el mensaje, se necesitará visualizar el elemento adjunto.
Los elementos adjuntos aparecen en el texto de mensaje
como iconos. Para ver los contenidos representados por el icono,
dar doble clic en el icono.
NOTA: Para visualizar
un elemento adjunto, la computadora debe tener acceso a la aplicación
que creó el elemento adjunto. Por ejemplo, si el elemento
adjunto es un gráfico Excel de Microsoft, se debe tener
excel de Microsoft disponible. Si no se tiene disponible la aplicación
necesaria, Mail muestra un mensaje de que no hay aplicación
asociada con el archivo adjunto. Si se tiene la aplicación,
pero el archivo tiene una extensión de nombre de archivo
extraña o no tiene una aplicación particular como
su creadora, utilizar la orden Asociar (Associate) del menú
Archivo (Flile) en el Administrador de archivos para crear la
asociación. Si simplemente no se tiene la aplicación,
se debe instalar antes de poder visualizar el elemento adjunto.
Utilizando las características avanzadas que Mail ofrece se pueden administrar las carpetas (crear nuevas, mover mensajes y carpetas, ordenar y encontrar mensajes dentro de carpetas y compartir carpetas).
Una parte importante de Mail es la "Libreta
de direcciones (Address list)", que lista los destinatarios
de correo disponibles. Se pueden crear varias libretas de direcciones.
Y, desde luego, se deseará mantener la libreta de direcciones
actual. Se mostrará cómo hacerlo.
Mail ofrece un sistema de carpetas flexible. Mail almacena los mensajes, los que se reciben y los que se envían, en carpetas. Aunque el panel de carpeta es similar en apariencia y operación a un panel de árbol de directorio del Administrador de archivos, Mail almacena todas las carpetas en un único archivo de correos con la extensión de nombre de archivo MMF. Las carpetas son una forma conveniente de separar mensajes con alguna característica común en grupos. Utilizar carpetas hace el manejo de los mensajes Mail mucho más fácil.
Para obtener la mejor ventaja del sistema de carpetas de Mail, se necesita conocer cómo administrar carpetas. Mail proporciona formas de ordenar mensajes dentro de carpetas, poner mensajes en otras carpetas, crear y eliminar carpetas, cambiar el nombre de una carpeta y mover una carpeta dentro o fuera de otra carpeta.
Mail visualiza los mensajes en un panel que lista los mensajes, ordenado por fecha. El mensaje más antiguo aparece en la parte superior de la ventana y el más reciente en la parte inferior. Se puede alterar el orden en el cual lista Mail las líneas de mensaje pulsando en las cabeceras de las columnas en el panel de lista de mensaje o eligiendo una de las opciones Ordenar del menú Ver (View).
Ordenar mensajes por fecha (Sort by Date). Mail ordena normalmente los mensajes por fecha. Si se cambia el orden de clasificación, se puede volver a ordenar por fecha pulsando la cabecera de la columna Recibido (Receibed) en el panel de lista de mensaje. O elegir Ordenar por fecha (Sort by date) del menú Ver (View). Los mensajes se ordenan con el más antiguo al principio de la lista y el más nuevo al final. Para ver la lista en orden de fecha inverso (el más nuevo al principio de la lista), mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se pulsa la cabecera de la columna "Recibido (Receibed)".
Ordenar mensajes por remitente (Sort by Sender). Para listar los mensajes agrupados por sus remitentes, pulsar la cabecera de la columna De (From) en el panel de lista de mensaje. O elegir Ordenar por remitente (Sort by sender) del menú Ver (View). Los mensajes se clasifican en orden alfabético por el primer nombre del remitente. Para ver la lista en orden alfabético inverso, mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se pulsa la cabecera de la columna "De (From)".
Ordenar mensajes por asunto (Sort by Subject). Para listar los mensajes de acuerdo con sus asuntos, pulsar la cabecera de la columna Asunto (Subject) en el panel de lista de mensaje. O elegir Ordenar por asunto (Sort by Sender) del menú Ver (View). Los mensajes se clasifican en orden alfabético por la primera palabra de la línea del Asunto. El "RE:" y "RV:" adjuntos a mensajes enviados y respuestas no se incluyen en el asunto mientras se ordena alfabéticamente. Para ver la lista en orden alfabético inverso, mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se pulsa la cabecera de la columna "Asunto (Subject)".
Ordenar mensajes por prioridad. Para listar
los mensajes agrupados por su urgencia, elegir Ordenar por
prioridad (Sort by priority) del menú Ver (View).
Los mensajes de Alta (High) prioridad aparecen al principio de
la lista (y muestran su punto de exclamación). Los mensajes
de Baja (Low) prioridad aparecen al final de la lista (y muestran
su flecha hacia abajo). Los mensajes de prioridad Normal (Medium)
aparecen entre los mensajes de alta prioridad y los de baja prioridad.
Para ver la lista en orden de prioridad inverso, mantener pulsada
la tecla Ctrl mientras se elige Ordenar por prioridad
(Sort by priority) del menú "Ver (View)".
Por omisión, Mail graba una copia de cada
mensaje que se envía en la carpeta de Correo enviado
(Sended mail). Se encontrará que a menudo se envían
mensajes que no se necesitan grabar. Con la opción Guardar
copia de los mensajes enviados en la carpeta de Correo enviado
(Save copy of outgoing messages in Send Mail folder) activada,
se tiene que limpiar la carpeta Correo enviado (Sended mail)
periódicamente para evitar que el archivo de correo llene
el disco duro. Se puede desactivar el grabado automático
eligiendo Opciones (Options) del menú Correo
(Mail). En el cuadro de diálogo "Opciones
(Options)", como se ve en la Figura 14, desactivar el
cuadro de comprobación Guardar copia de los mensajes
enviados en la carpeta de Correo enviado (Save copy of outgoing
messages in Send Mail folder) y entonces pulsar Aceptar
(OK).
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Figura 14. En el cuadro
de diálogo "Opciones (Options)", se puede
evitar que Mail guarde una copia de los mensajes enviados.
CONSEJO: Si se desactiva
la opción Guardar copia de los mensajes enviados en la
carpeta de Correo enviado(Save copy of outgoing messages in Send
mail folder), se puede asegurar que se recibe una copia de un
mensaje particular añadiendo el propio nombre a la línea
Cc:. Mail entrega obedientemente los propios mensajes. Se puede
entonces mover el mensaje de la carpeta Caja de entrada (Inbox)
a la carpeta Correo enviado (Sended mail) para su depósito.
Durante un día de trabajo normal, se podrían
recibir docenas de mensajes. Mientras se está de vacaciones,
los mensajes se acumulan en la Caja de entrada. En Microsoft
donde el correo electrónico ha estado durante muchos años,
algunas personas reciben cientos de mensajes durante sus vacaciones.
"¿Cuántos mensajes de correo electrónico?"
"384". "Oh, eso no es demasiado malo". Después
de eliminar los mensajes que no se quieren o que no se necesitan
guardar, es necesario dejar aparte los mensajes que se desean
mantener, pero que no se necesitan inmediatamente. Mail permite
crear carpetas para grabar mensajes de manera que se pueda limpiar
la carpeta Caja de entrada (Inbox). Mantener el número
de mensajes en la carpeta Caja de entrada (Inbox) al mínimo
acelera el funcionamiento de Mail y hace que se vean fácilmente
los mensajes que realmente se necesitan tener a mano.
Mover un mensaje a una carpeta diferente. Para
mover un mensaje a una carpeta diferente, arrastrar su línea
de mensaje al icono de la nueva carpeta en el panel de carpetas.
Como alternativa, se puede seleccionar el mensaje o visualizar
el mensaje en la ventana de mensaje y entonces pulsar el botón
Mover (Move) en la barra de herramientas o elegir Mover
(Move) del menú Archivo (File). En el cuadro
de diálogo de "Mover mensaje (Move message)",
como se muestra en la Figura 15, seleccionar la nueva carpeta
para el mensaje y entonces pulsar Aceptar (OK).
Si se desea mover el mensaje a una carpeta que no
se ha creado, pulsar el botón Nueva (New) en el
cuadro de diálogo. En el cuadro de diálogo "Nueva
carpeta (New folder)", que se muestra en la Figura 16,
teclear un nombre para la carpeta y entonces pulsar Aceptar
(OK).
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Figura 15. El cuadro de diálogo "Mover mensaje (Move message)" permite seleccionar una nueva carpeta para un mensaje.
Si se creó una nueva carpeta, seleccionarla ahora en el cuadro de diálogo de "Mover mensaje (Move message). Pulsar Aceptar (OK) en el cuadro de diálogo "Mover mensaje (Move message)" para mover el mensaje a su nueva carpeta.
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Figura 16. El cuadro
de diálogo "Nueva carpeta (New folder)"
permite cear una nueva carpeta para almacenar mensajes.
Copiar un mensaje a una carpeta diferente.
Para copiar un mensaje a una carpeta diferente, seleccionar el
mensaje o visualizar el mensaje en la ventana de mensaje. Elegir
Copiar (Copy) del menú Archivo (File). En
el cuadro de diálogo de "Copiar mensaje (Copy message)"
tiene el botón Nueva (New) que permite crear una
nueva carpeta. En el cuadro de diálogo "Nueva carpeta
(New folder)", mostrado en la Figura 16, teclear un nombre
para la carpeta y entonces pulsar Aceptar (OK). Si se creó
una nueva carpeta, seleccionarla ahora en el cuadro de diálogo
de "Copiar mensaje (Copy message)". Pulsar Aceptar
(OK) en el cuadro de diálogo de "Copiar mensaje
(Copy message)" para copiar el mensaje a su nueva carpeta.
Grabar un mensaje en un archivo.
Se pueden almacenar mensajes en archivos distintos. Normalmente,
Mail graba todas las carpetas y todos los mensajes de ellos en
un único archivo con la extensión de nombre de archivo
MMF. Se podría desear almacenar un mensaje en un archivo
distinto de manera que se pueda utilizar en otros programas.
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Figura 17. El cuadro de diálogo "Copiar mensaje (Copy message)" permite seleccionar una carpeta para una copia del mensaje seleccionado.
Para grabar un mensaje en un archivo, seleccionar el mensaje o visualizar el mensaje en la ventana de mensaje. Elegir Guardar como (Save as) del menú Archivo (File). En el cuadro de diálogo "Guardar mensaje (Save massage)", como se ve en la Figura 18, Mail propone un nombre para el archivo basado en los ocho primeros caracteres de la línea asunto. Si este nombre de archivo no es apropiado, teclear uno propio. Omitir la extensión de nombre de archivo o teclear TXT como extensión de nombre de archivo.
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Figura 18. Utilizar el
cuadro de diálogo "Guardar mensaje (Save message)"
para guardar un mensaje en un archivo separado.
En el cuadro de lista desplegable Unidades (Drivers), seleccionar una unidad diferente, si es necesario. Se puede utilizar el botón Red (Net) para conectar a una red o unidad compartida, si no se está ya conectado a una que se quiera utilizar. Después de rellenar el cuadro de diálogo, pulsar Aceptar (OK) para grabar el mensaje en un archivo.
Mail graba el archivo como un archivo de sólo
texto estándar, que puede ser visualizado y editado por
cualquier procesador de textos. Si el mensaje tiene algún
elemento adjunto, solamente los nombres de los archivos adjuntos
se incluyen en el nuevo archivo de sólo texto.
Después de que se han archivado los mensajes que se quieren guardar en carpetas apropiadas, se podría tener ocasión de recuperar uno de ellos de nuevo. Quizás se necesite refrescar la memoria sobre una decisión que se realizó ó quizás se necesiten recoger todos los mensajes enviados por los miembros del grupo de trabajo de manera que se puedan incluir los mensajes en un informe de estado o documento de revisión de rendimiento. Mail suministra una manera sencilla de encontrar cualquier mensaje, independientemente de en qué carpeta se almacenaron los mensajes.
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Figura 19. En la ventana
"Filtro de mensajes (Message finder)", teclear
la información para los tipos de mensajes que se
desea que mail encuentre.
Para encontrar mensajes, elegir Filtro de mensajes (Message finder) del menú Archivo (File). En la ventana "Filtro de mensajes (Message finder)", como se muestra en la Figura 19, rellenar los cuadros de texto para los tipos de mensajes que se quieran encontrar (de un remitente en particular, sobre un asunto particular, enviado a destinatarios particulares o que contengan un texto de mensaje particular). No se necesita teclear una coincidencia exacta; Mail encuentra mensajes que incluyen el texto teclado en cualquier lugar del campo especificado. Por ejemplo, tecleando ión en el cuadro de texto Asunto (Subject) ecuentra mensajes con el asunto "Reunión semanal" y "Organizar convención". Se puede buscar por múltiples criterios, tales como mensajes de dos diferentes remitentes, separando los términos con un punto y como. Por ejemplo, teclear Chris; Angela en el cuadro de texto De (From) para encontrar mensajes enviador por Chris o Angela.
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Figura 20. En el cuadro de diálogo "Buscar en (Where to Look)", seleccionar la carpeta donde se desea que Mail busque mensajes.
A menos que se pulse el botón Buscar en (Look in) , Mail busca la carpeta activa para mensajes que coincidan con la información tecleada en los cuadros de texto.
Para buscar en otra carpeta o en todas las carpetas, pulsar el botón Buscar en (Look in) para visualizar el cuadro de diálogo "Buscar en (Where to look)", mostrado en la Figuara 20. Para buscar todas las carpetas para los mensajes que coincidan, seleccionar el botón de radio Buscar en todas las carpetas (Look in all folder). Pulsar Aceptar (OK) para volver a la ventana Filtro de mensajes (Message finder).
Cuando se esté preparado para comenzar la
búsqueda, pulsar el botón Iniciar (Start)
en la ventana "Filtro de mensajes (Message finder)".
Mail comienza listando los mensajes que coincidan. Tan pronto
como se vea el mensaje con el que se quiere trabajar, se puede
pulsar el botón Detener (Stop) en la ventana "Filtro
de mensajes (Message finder)".
Después de que la búsqueda se ha completado
(o se ha detenido), se puede trabajar con los mensajes de la misma
forma en que se trabaja con mensajes en las ventanas de carpeta.
Cada vez que se busca un mensaje, la orden Filtro
de mensajes abre una nueva ventana "Filtro de mensajes".
Se pueden dejar abiertas las ventanas "Filtro de mensajes
(Message finder)" existentes. Por conveniencia, se puede
minimizar una ventana de carpeta de mensaje, que entonces aparece
como icono en la parte inferior de la ventana Mail.
Como se indicó anteriormente, Mail vacía automáticamente la carpeta de Correo eliminado (Deleted mail) cuando se sale de Mail. Se puede evitar que Mail vacíe la carpeta de Correo aliminado (Deleted mail) cuando se sale de Mail eligiendo Opciones (Options) del menú Correo (Mail). En el cuadro de diálogo de "Opciones (Options)", mostrado anteriormente en la Figura 14, desactivar el cuadro de comprobación Vaciar la carpeta de Correo eliminado al salir (Empty deleted mail folder when exiting).
Después de desactivar el cuadro de comprobación vaciar la carpeta de correo eliminado al salir, se tienen que eliminar manualmente los mensajes de la carpeta Correo eliminado (Deleted mail). Para borrar un mensaje de la carpeta Correo eliminado (Deleted mail), seleccioná el mensaje y entonces pulsá el botón Eliminar (Delete) en la barra de herramientas o elegir Eliminar (Delete) del menú Archivo (File).
NOTA: Recordar que
cuando se borra un mensaje de cualquier carpeta distinta de la
carpeta de Correo eliminado. Mail mueve el mensaje a la carpeta
Correo eliminado (Deleted mail). Cuando se elimina un mensaje
de la carpeta Correo eliminado (Deleted mail), el mensaje desaparece
completamente, y no se podra recuperar.
Mail comienza con tres carpetas: Caja de entrada (Inbox), Correo enviado (Sended mail) y Correo eliminado (Deleted mail). Después de recibir un número de mensajes, probablemente se deseará limpiar la Caja de entrada (Inbox) de manera que se puedan ver enseguida los mensajes que se necestian responder, reenviar o mantener como recordatorios de tareas a completar. Después de eliminar mensajes innecesarios, se podría desear almacenar, "conservar" en una carpeta que éste segura. Se pueden añadir tantas carpetas como se quieran. Se pueden también crear carpetas dentro de carpetas existentes. Así, por ejemplo, se podrían crear carpetas Responder, Reenviar y Temas importantes dentro de la carpeta Caja de entrada (Inbox) como lugares para guardar los mensajes que se necesitan atender pronto.
Para crear una carpeta en el nivel superior (una
carpeta al mismo nivel que Caja de entrada (Inbox), Correo
enviado (Out box) y Correo eliminado (Deleted mail)),
se puede estar seguro de que ninguna carpeta está seleccionada
en el panel de carpetas. Para crear una carpeta dentro de otra
carpeta, seleccionar esa carpeta en el panel de carpetas. Elegir
Nueva carpeta (New folder) del menú Archivo (File).
En el cuadro de diálogo de "Nueva carpeta (New
folder)", mostrado anteriormente en la Figura 10.16,
teclear un nombre para la nueva carpeta.
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Figura 21. En el cuadro
de diálogo "Nueva carpeta (New folder)"
, se puede establecer el nivel de la carpeta y seleccionar
la carpeta donde se desea la nueva carpeta creada.
Pulsar Aceptar (OK) para crear la carpeta, la cual aparece ahora en el panel de carpetas. Se puede seleccionar el nivel de la carpeta cuando se crea. En el cuadro de diálogo "Nueva carpeta (New folder)", pulsar el botón de Opciones>> (Options>>) para visualizar el cuadro de diálogo expandido de Nueva carpeta (New folder), mostrado en la Figura 21.
Para una carpeta del nivel superior, seleccionar
el botón de radio Carpeta de nivel superior (Top level
folder). Para crear la carpeta dentro de una carpeta existente,
seleccionar el botón de radio Subcarpeta de (Subfolder
of) y entonces seleccionar la carpeta de la lista de carpetas.
Observar que se puede añadir un comentario. Se puede teclar
algún texto en el cuadro de texto "Comentario".
Se podría desear teclear una descripción de la carpeta
y los tipos de mensajes que se guardan en ella. Pulsar Aceptar
(OK) para crear la nueva carpeta.
Se podría desear cambiar el nombre de una
carpeta para hacer que su contenido sea más obvio. Para
cambiar el nombre de una carpeta, seleccionar la carpeta en el
panel de carptetas y entonces elegir Propiedades de la carpeta
(Folder properties) del menú Archivo (File).
En el cuadro de diálogo "Propiedades de la carpeta",
que es similar al cuadro de diálogo "Nueva carpeta
(New folder)", mostrado en la Figura 21, teclear el nuevo
nombre en el cuadro de texto Nombre (Name). El nombre puede
contener cualesquier caracter y espacios. Pulsar Aceptar (OK)
para cambiar el nombre de la carpeta en el panel de carpetas.
No se puede cambiar el nombre de las carpetas iniciales de Mail:
Caja de entrada (Inbox), Correo enviado (Out box)
y Correo eliminado (Deleted mail).
Después de crear una carpeta o utilizarla
durante un tiempo, se podría decidir que se quiere la carpeta
dentro de otra carpeta. Mover una carpeta es tan simple como arrastrar
la carpeta a una nueva carpeta. Con el teclado, seleccionar la
carpeta y entonces elegir Mover (Move) del menú
Archivo (File). En el cuadro de diálogo "Mover
carpeta (Move folder)", seleccionar la nueva carpeta
y entonces pulsar Aceptar (OK). (Para copiar una carpeta
a una nueva carpeta, elegir Copiar (Copy) del menú
Archivo (File), en vez de Mover.)
Otra forma, menos directa, de mover una carpetaes
con la orden Propiedades de la carpeta. seleccionar la carpeta
y entonces elegir Propiedades de la carpeta (Folder propertes)
del menú Archivo (File). En el cuaro de diálogo
"Propiedades de la carpeta (Folder propertes)",
seleccionar la nueva carpeta en el cuadro de lista "Subcarpeta
de (Subfolder of )" y entonces pulsar Aceptar (OK).
Si se creó una carpeta dentro de otra carpeta,
se podría eventualmente encontrar más conveniente
mover la carpeta al nivel superior, donde se le pueda ver instantáneamente.
Para mover una carpeta desde dentro de otra carpeta al nivel superior,
seleccionar la carpeta que se desea mover y entonces elegir Propiedades
de la carpeta (Folder properties) del menú Archivo
(File). En el cuadro de diálogo "Propiedades
de la carpeta (Folder properties)", mostrado en la Figura
21, seleccionar el botón de radio Carpeta de nivel superior
(Top level folder) y entonces pulsar Aceptar (OK) para
mover la carpeta al nivel superior.
Si una carpeta no es necesaria por más tiempo
(o sus mensajes), se puede eliminar la carpeta. Para eliminar
una carpeta, seleccionarla en el panel de carpetas y entonces
arrastrar la carpeta a la carpeta Correo eliminado (Deleted
mail) o pulsar el botón Eliminar (Delete) en
la barra de herramientas. Con el teclado, seleccionar la carpeta
y entonces elegir Eliminar (Delete) del menú Archivo
(File) o pulsar la tecla Supr. Mail elimina la carpeta y mueve
su contenido a la carpeta Correo eliminado (Deleted mail).
Uno de los elementos
más importantes de mail es su libreta de direcciones, que
contiene los nombre de los miembros del grupo de trabajo a quienes
se pueden eviar mensajes de correo. Mantener actualizada la libreta
de direcciones es una importante función de mantenimiento
que se debe realizar.
Si habitualmente se envía correo a un número pequeño de personas, probablemente se desearán guardar sus nombres en la "Libreta pesonal de direcciones (Personal address list)". La ventaja de utilizar una libreta personal de direcciones es que la lista de nombres es generalmente mas corta que la lista de la oficina de correos. Esto es particularmente cierto si la red Mail incluye muchas personas. Añadir nombres a la libreta personal de direcciones desde la libreta de direcciones de la oficina de correos es fácil.
Para añadir un nombre a la libreta personal
de direcciones, elegir "Libreta de direcciones (Address
list)" del menú Correo (Mail). En el cuadro
de diálogo "Libreta de direcciones (Address list)",
como se muestra en la Figura 22, seleccionar el nombre que se
desea añadir y entonces pulsar el botón Añadir
(Add) (Aparece un archivo de tarjetas). Para ver la libreta
personal de direcciones, pulsar el botón libreta personal
de direcciones. La Tabla 4 describe todos los botones de la libreta
de direcciones y sus funciones.
Para eliminar un nombre
de la libreta personal de direcciones elegir Libreta de direcciones
(Address list) del menú Correo (Mail). En el
cuadro de diálogo de "Libreta de direcciones (Address
list)", pulsar el botón Libreta personal de
direcciones (Personal address list) para visualizar la libreta
personal de direcciones, si es necesario. Seleccionar el nombre
que se desea eliminar y entonces pulsar el botón Quitar
(Remove).
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Figura 22. El cuadro de
diálogo "Libreta de direcciones (Address list)"
muestra la libreta de direcciones de la oficina de correos
completa, desde la que se puede añadir nombres a la libreta
personal de direcciones.
Mail puede grabar una variedad de detalles sobre cada usuario. La cantidad de detalles almacenados por Mail depende de cuántos detalles añade el administrador de la oficina de correos del grupo cuando crea la libreta de direcciones de la oficina de correos. Por ejemplo, Mail puede grabar el nombre de oficina y la dirección de cada persona.
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Figura 23. El cuadro de
diálogo "Detalles (details)" adicionales
sobre un nombre de la "Libreta de direcciones (Address
list)" de mail.
Para ver los detalles de un nombre en la libreta
de direcciones, elegir Libreta de direcciones (Address list)
del menú Correo (Mail). En el cuadro de diálogo
"Libreta de direcciones (Address list)", seleccionar
el directorio que contiene el nombre que se quiere investigar.
(Pulsar el botón Directorio y seleccionar un nuevo directorio,
si es necesario). Seleccionar el usuario de quien se desean detalles
y entonces pulsar el botón Detalles (Details). Mail
visualiza un cuadro de diálogo de "Detalles (Details)",
como el de la Figura 23.
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Botón Acción
Muestra el cuadro de diálogo
Abrir directorio, que permite elegir un directorio para ver (la
libreta de direcciones de la oficina de correos o la libreta
personal de direcciones).
Muestra la libreta personal
de direcciones.
Muestra el cuadro de diálogo
Filtro de nombres.
Añade un nuevo nombre
a la libreta personal de direcciones.
Añade el nombre seleccionado
a la libreta personal de direcciones.
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Tabla 4. El cuadro de
diálogo "Libreta de direcciones (Address list)"
utiliza estos botones.
Cuando se comienza un nuevo proyecto o se hacen nuevos amigos en el grupo de trabajo, se podría desear crear un nombre de grupo para estas personas. Un nombre de grupo combina varios nombres Mail bajo un nombre. Estableciendo un nombre de grupo, se puede enviar un mensaje a todos los miembros del grupo seleccionando o tecleando un nombre en vez del nombre de cada miembro de grupo.
Para establecer un nombre de grupo, elegir Grupos
personales (Personal group), como se ve en la Figura 24, pulsar
Nuevo (New) para visualizar el cuadro de diálogo
"Nuevo grupo (New group)", como se muestra en
la Figura 25. Teclear un nombre para el nuevo grupo personal y
entonces pulsar "Crear (OK)".
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Figura 24. Utilizar el
cuadro de diálogo "Grupos personales (Personal
group)" para crear y cambiar nombres de grupo.
En el cuadro de diálogo de editar de "Grupos personales (Personal group)", como se ve en la Figura 26, seleccionar uno por uno los nombres que se quieren como parte del grupo y pulsar Añadir (Add) después de seleccionar cada nombre, o arrastrar los nombres al cuadro de texto "Miembros del grupo (Group members)". Si algunos de los nombres están en un grupo diferente, pulsar el botón Directorio, seleccionar el nombre de directorio en el cuadro de diálogo Abrir directorio y entonces pulsar Aceptar (OK). Añadir nombres desde este directorio seleccionándolos y pulsando Añadir (Add). Cuando se han añadido todos los nombres al grupo, pulsar Aceptar (OK). El nombre del nuevo grupo aparece ahora en negrita en el cuadro de diálogo de "Dirección (Address)", mostrado anteriormente en la Figura 8. Para enviar correo a un grupo, seleccionar su nombre como se selecciona el nombre de un individuo.
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Figura 25. Utilizar el
cuadro de diálogo "Nuevo grupo (New group)"
para crear un nuevo grupo de correo personal.
Si más tarde se deciden añadir nombres
al grupo, elegir Grupos personales (Personal group) del
menú Correo (Mail), seleccionar el nombre de grupo
y entonces pulsar Editar (Edit). Cuando aparece "Libreta
de direcciones (Adderss list)", se ven los nombres de
los miembros listados en la parte inferior del cuadro de diálogo.
Para añadir un nombre al grupo, seleccionar el nombre y
pulsar Añadir (Add).
Para eliminar un nombre de un grupo, seleccionar el nombre y entonces pulsar Supr. Al final de un proyecto, se podría querer eliminar un grupo que no se necesita más tiempo o no se quiere guardar. Para eliminar un grupo en conjunto, elegir "Grupos personales (Personal group)" del menú Correo (Mail). En el cuadro de diálogo "Grupos personales (Personal Group)", seleccionar el grupo que se desea eliminar y después pulsar Quitar (Remove). Pulsar Cerrar (Close) para cerrar el cuadro de diálogo.
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